کلمات کلیدی: تامین، تامین کننده، کیفیت، کالا، تدارکات، بازرگانی، ارزیابی تامین کنندگان
نگارنده: مجتبی تراشی
تأمین و خرید منطقی: تأمین به‌موقع نیاز، با کیفیت مطمئن موردنیاز، در کمترین میزان قیمت و کمترین زمان رسیدن به انبار با رعایت کلیه الزامات قانونی و تحقق رضایت کامل درخواست‌کننده، همچنین تکرارپذیری روند تأمین، پس از شناسایی دقیق نیاز و حد کیفیت آن و مقدار و تعداد مکفی از آن و شناسایی بهترین تأمین‌کننده معتبر
تأمین نیازهای کارخانجات، خرید کالاهای مطمئن، خرید خدمات و تدارکات مناسب و به‌موقع توسط واحدهای بازرگانی، و پشتیبانی کامل از واحدهای سازمان به‌ویژه واحدهای فنی و تولیدی از دغدغه‌های بزرگ صاحبان صنایع و کارخانجات است. بر همین اساس سازمان‌ها و شرکت‌ها اقدام به تهیه و تدوین اساسنامه‌ها و مقرراتی در این رابطه نموده اند که ضمن جلوگیری از اتلاف منابع و پرهیز از مفسده‌های احتمالی روند تأمین مطمئنی را تضمین نمایند. گاهی مقررات و قوانین وضع‌شده لازم است برحسب شرایط موردبازنگری واقع شده و ضمن رعایت تمامی موارد به چابکی فرآیندهای تأمین نیز بیفزاید. در فرآیند تأمین نکته بسیار مهم تعیین و تعریف درست، دقیق و کامل از نیاز است. این مورد اهمیت بسیار زیادی داشته و واحدهای متقاضی لازم است به‌درستی به تشریح این موضوع بپردازند. گاهی واحد متقاضی اطلاعات کاملی از درخواست و نیاز ندارد که لازم است در واحدهای میانی بین واحد متقاضی و واحد بازرگانی نظیر واحد سفارشات و یا مهندسی خرید با دانش کافی درخواست‌ها پردازش کامل شده و ضمن استخراج دقیق نیاز از هر جنبه و پس از جمع‌بندی نهایی اطلاعات شفاف در اختیار واحد تدارکات و خرید قرار گیرد تا خرید به‌درستی، در کمترین زمان و از درست‌ترین مراجع صورت گیرد.
چنانچه نیازی به‌درستی تعریف و شناسایی نگردد انتخاب درستی
در بخش تأمین صورت نخواهد گرفت، هزینه‌های زیادتری پرداخت می‌گردد و موجب اتلاف
منابع و رسوب سرمایه و عدم اختصاص بودجه مناسب برای سایر نیازها خواهد گردید. گاهی
نیاز نیست بالاترین سطح کیفیت برای نیازی معمولی لحاظ گردد و چه‌بسا گاهی بسته به
شرایط می‌توان تا حدودی کیفیت را فدای سایر اولویت‌ها و نیازها نمود.گاهی برای
جلوگیری از توقف یک خط تولید گران قیمت با محصولاتی ارزشمند و حاشیه سود تولید
بالا، لازم است سریع‌ترین روش تأمین را بدون در نظر گرفتن سایر عوامل انتخاب نمود.
به همین دلیل درک درست از شرایط و موقعیت می‌تواند بر فرآیند تأمین تأثیرگذار
باشد.
شناسایی دقیق نیازها، حتی پیش‌بینی و آینده‌پژوهی در مورد آن‌ها، زمان طولانی تأمین برخی اقلام و سایر عوامل می‌تواند در تعداد درخواست و درنتیجه شرایط تأمین و قیمت نهایی آن تأثیرگذار باشد. گاهی خرید با تعداد بالاتر بسیار منطقی و مقرون‌به‌صرفه تر بوده و فرآیند تأمین را ساده‌تر می‌سازد. برعکس موضوع فوق نیز صادق می‌باشد، لذا آنالیز شرایط، آنالیز دقیق تعداد درخواست‌ها، لحاظ نمودن مباحث کیفی و درجه اهمیت آن‌ها، عواقب ناشی از تأمین دیرهنگام، شناسایی تأمین‌کننده معتبر، انتخاب اقلام اصلی، انتخاب پیمانکاران ذیصلاح، خبره و متخصص و دریافت خدمات مطمئن بدون دوباره یا چندباره کاری، می‌تواند به فرآیند تأمین مطمئن کمک شایانی نماید.
برای شناسایی تأمین‌کننده معتبر باید نیازها دسته‌بندی گردد. برخی خریدها انحصاری بوده و گزینه‌های زیادی برای انتخاب وجود ندارد و خرید باید به‌صورت مستقیم از تولیدکننده اصلی و تأمین‌کننده انحصاری یا نمایندگی‌های آن صورت گیرد. برای این اقلام باید ضمن شناسایی دقیق انحصار، مراقب بود در دام شرکت‌های واسطه یا شرکت‌های تقلبی نیفتاد. گاهی یک شرکت واسطه جنس را برحسب نیاز شما خریداری نموده، اطلاعات و نوشته‌های درج‌شده روی آن را تغییر داده و به قیمت گزاف به شما می‌فروشد. شناسایی تأمین‌کنندگان انحصاری این اقلام باعث می‌گردد خرید و تأمین مطمئنی داشته باشید. گاهی برخی تأمین‌کنندگان مدعی هستند قادر به کپی کردن اقلام انحصاری با قیمت پایین‌تر هستند یا قادر به انجام خدمات تخصصی خاصی که در انحصار نفرات معدودی می‌باشد با قیمت پایین‌تر می‌باشند اما در ادامه شاهد از دست رفتن بخش زیادی از کیفیت خواهیم بود. عدم وجود دانش تخصصی که در اختیار تولیدکننده انحصاری است، برای سایرین می‌تواند منجر به بروز خطاهایی گردد. گاهی نقشه‌های ساخت فقط در اختیار سازنده اصلی بوده و چنانچه بخواهیم مجدداً نقشه ساخت تهیه نماییم و عملیات مهندسی معکوس انجام دهیم به لحاظ کیفیت و زمان و هزینه‌ها رقابت منطقی‌ای وجود نخواهد داشت. در این شرایط بهترین انتخاب تأمین از سازنده اصلی قطعه می‌باشد. برای شکستن این انحصار می‌توان در فرصت مناسب اقدام به شناسایی جایگزین‌ها نمود و حتی عملیات مهندسی معکوس و تهیه نقشه‌ها را انجام داد ولی در خریدهای اضطراری بنا به‌ضرورت و آنالیز شرایط بهترین گزینه تأمین از سازنده اصلی می‌باشد. ممکن است برای یک فعالیت خدماتی خاص گروهی مدعی به انجام همان فعالیت گردند اما اگر در پایان کار جواب درستی نگیرند و ضرر زمان ازدست‌رفته نیز به زیان حاصل از انجام نشدن کار یا ناقص انجام شدن آن افزوده خواهد شد. چه‌بسا خطرات دیگری نیز به مصرف‌کننده تحمیل گردد. ریسک استفاده و موارد ایمنی نیز از درجه بالایی از اهمیت برخوردار می‌باشد. گاهی برخی از تازه‌واردان برخی بازارها قادر به شناسایی خطرات و ریسک‌های آتی برای یک قطعه یا یک فعالیت نمی‌باشند. لذا انتخاب این گروه برای تأمین نیازها باید بااحتیاط صورت گیرد.
داشتن دفترچه و بانک اطلاعاتی تأمین‌کنندگان و استفاده از بانک‌های اطلاعاتی شرکت‌های مشابه می‌تواند مسیر شناسایی تأمین‌کنندگان معتبر را کوتاه نماید. تهیه و تکمیل این بانک اطلاعاتی از وظایف مهم واحد بازرگانی هر شرکت می‌باشد. گاهی می‌توان برخی تأمین‌کنندگان را در صنایع مشابه و یا حتی غیرمشابه جستجو و دنبال نمود و چه‌بسا برخی اقلام در کاربردهای صنایع دیگر به‌مراتب کیفیت و قیمت مناسب‌تری دارند. چنانچه تیم فنی و بازرگانی شرکت‌ها بتوانند این اقلام مشترک را شناسایی نمایند قدم بزرگی در تأمین مطمئن نیازها برداشته‌اند.
قیمت پایین و کمترین قیمت اقلام و خدمات معمولاً موردتوجه اکثر خریداران و واحدهای بازرگانی آن‌ها است. بسیاری از تأمین‌کنندگان با علم به این موضوع دست به تقلب‌هایی زده تا بتوانند در ظاهر قیمت کمتری به خریدار اعلام نمایند. ازجمله کاهش کیفیت، کاهش مقدار و وزن کالا، افزایش زمان تحویل و سایر موارد دیگر که بر قیمت نهایی تأثیرگذار است. به‌عنوان‌مثال فروشنده محلول‌های شیمیایی برای رقابت در قیمت غلطت محلول‌های خود را کاهش داده بود و یا ظروف حمل مواد را کوچک‌تر و در بسته‌بندی با ابعاد و لیتر کمتر ارائه می‌نمود؛ بنابراین بااینکه قیمت مناسب و پایین در خرید و تأمین منطقی نقش به سزایی دارد اما نباید سایر نیازها و الزامات قطعه و کالا و خدمات را تحت‌الشعاع خود قرار دهد. قیمت مناسب پس از تأمین کلیه نیازها و در آخرین مراحل پرداخت اهمیت دارد. گاهی ارزان خریدن و خرید با قیمت پایین در درازمدت بسیار پرهزینه و حتی مخاطره‌آمیز است. برخی اقلام و برخی خدمات قیمت مشخصی دارند با استخراج این قیمت‌ها از مراجع ذیصلاح، چنانچه قیمت نهایی از حد مورد انتظار پایین‌تر بود، می‌توان به ادامه مراحل تأمین شک نمود.
زمان رسیدن به کالا و برآورده شدن خواسته‌های خدماتی درخواست‌کننده نیز از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. طولانی شدن زمان تأمین یک قطعه می‌تواند زمان پایان و تکمیل یک پروژه بزرگ را به تأخیر بیندازد و هزینه‌هایی که از این محل به کل پروژه وارد می‌گردد می‌تواند جبران‌ناپذیر باشد. ممکن است قطعه‌ای به لحاظ قیمت، از قیمت مناسب‌تری برخوردار باشد اما زمان تحویل آن به خریدار بسیار طولانی باشد. ارزیابی و آنالیز دقیق این زمان و اینکه روی بقیه روندها چه تأثیری می‌گذارد تعیین‌کننده انتخاب یا رد آن خواهد بود.
نحوه ساخت یک قطعه، متریال مورداستفاده برای ساخت آن، گریدهای مختلف مواد و ... بر کیفیت نهایی و قیمت تمام‌شده قطعه تأثیرگذار است. به‌عنوان‌مثال قطعات تولیدشده به شیوه ریختگری ممکن است دارای عیوب بیشتری نسبت به قطعات تولیدشده به شیوه نورد، فورج و یا تراشکاری باشند و عمر مفید کمتری داشته باشند. همچنین به دلیل ذوب مواد بازیافتی و قراضه با کیفیت پایین ممکن است قیمت تمام‌شده کمتری داشته باشند. یا مثال دیگر اینکه قطعات ریختگری شده به شیوه گریز از مرکز نسبت به قطعات ریختگری شده به شیوه استاتیک دارای کیفیت بالاتری باشند و به دلیل تجهیزات پیشرفته‌تر در روش گریز از مرکز قیمت بالاتری داشته باشند.
مقایسه فعالیت‌های خدماتی نیز باید در شرایط یکسان صورت گیرد. ممکن است فردی یا گروهی خدماتی را با کیفیت به‌مراتب پایین‌تر انجام داده و هزینه‌های آتی را تحمیل نمایند. به‌عنوان‌مثال در سرویس اتومبیل نزد تعمیرکار حرفه‌ای باتجربه ممکن است سایر عیوب خودرو نیز رفع گردد ولی چنانچه این سرویس توسط فردی کم‌تجربه صورت گیرد منجر به بروز مشکلات جدیدی برای خودرو شما گردد؛ بنابراین برای انجام این مقایسه‌ها نیاز به دانش، مهارت و تجربه در تیم بازرگانی، یا تیم مهندسی خرید و یا واحد فنی درخواست‌کننده بوده تا قدرت تشخیص کافی نسبت به تفاوت‌های موجود، شیوه‌های ساخت، نوع متریال مورداستفاده و سایر عوامل مؤثر بر کیفیت و قیمت را داشته باشد.
استفاده از مشاوره افراد متخصص و آگاه و کسب مشاوره‌های
تخصصی از مشاوران حاذق نیز می‌تواند در کوتاه کردن مسیر تصمیم‌گیری برای خرید و
شناسایی منابع معتبر مؤثر باشد. استفاده از تجارب گذشته دیگران در تأمین قطعات و
خدمات مختلف نیز بسیار ارزنده بوده و هزینه‌های دوباره‌کاری و سعی و خطا را کاهش
چشمگیری می‌دهد.
در کنار تمامی موارد فوق تیم بازرگانی و تدارکات باید هوشمندانه و حرفه‌ای عمل نموده و در دام تبلیغات و شیوه‌های جذاب فروش برخی تأمین‌کنندگان و پیشنهادات اغواکننده آن‌ها نیفتد و مشخصات موردنیاز یک درخواست را فدای حقه‌های فروش فروشندگان نکند. مکانیزم‌های پایش و ارزیابی دوره‌ای تأمین‌کنندگان و بروز کردن بانک‌های اطلاعاتی آن‌ها نیز دررسیدن به شرایط آرمانی فرآیند تأمین اصولی بسیار مفید و مؤثر است.